>

PRZEWODNIK:

Przewodnik ten powstał po to, aby ułatwić Państwu dokonanie wyboru odpowiedniego do Waszych potrzeb rozwiązania i przybliżyć nieco istotne zagadnienia, na które należy zwrócić uwagę w procesie zakupu.

Mając na względzie mnogość producentów, ilość dostępnych na rynku urządzeń, technologii, wariantów i cen, coraz trudniej podjąć decyzję o zakupie odpowiedniego urządzenia do biura. Naszym celem zawsze jest zaproponowanie rozwiązania, które w jak najlepszy sposób spełni potrzeby i oczekiwania klientów, dlatego przed przygotowaniem oferty zawsze proponujemy spotkanie celem omówienia wszystkich szczegółów. Bardzo często przygotowujemy również prezentację urządzeń – uważamy, że warto przed podjęciem decyzji porównać i sprawdzić w praktyce pewne rozwiązania i ocenić ich przydatność w codziennej pracy.

Poniżej prezentujemy kilka istotnych pytań, na które warto sobie odpowiedzieć przed przystąpieniem do rozmów czy zbierania ofert. Znając odpowiedzi na poniższe pytania z pewnością będziemy w stanie dobrać dla Państwa optymalne rozwiązanie i tak, prosimy rozważyć:

• które z funkcjonalności urządzenia będą dla Państwa istotne – kopiowanie, drukowanie, skanowanie czy faksowanie,
• jaki poziom nakładów będzie wykonywany na urządzeniu w ciągu miesiąca/roku (dotyczy przede wszystkim kopiowania i drukowania),
• czy istotna jest praca w kolorze czy wystarczającym będzie praca w środowisku czarno – białym (jeśli w kolorze to jakie nakłady),
• z jakich urządzeń do tej pory korzystają Państwo w swojej firmie do realizowania funkcji kopiowania, drukowania i skanowania,
• z jakich formatów korzystają Państwo najczęściej i czy są jakieś szczególne wymagania w zakresie gramatury papieru,
• czy w codziennej pracy używają Państwo dokumentów zadrukowanych dwustronnie i czy kopiujecie lub drukujecie dokumenty w kompletach,
• czy drukowane i kopiowane w Państwa firmie dokumenty podlegają później archiwizacji, jeśli tak to czy w wersji papierowej czy elektronicznej,
• w jaki sposób dokumenty są/powinny być skanowane - czy wyłącznie na serwer do wskazanej lokalizacji czy do innych użytkowników sieci celem archiwizacji, czy też urządzenie ma współpracować z zewnętrzną aplikacją do zarządzenia obiegiem dokumentów itp.,
• czy urządzenie będzie ogólnodostępne dla wszystkich pracowników, czy tylko dla wybranej grupy, oraz czy istnieje potrzeba zabezpieczenia dostępu do urządzenia ew. rozliczania i kontroli użytkowników,
• jeśli urządzenie ma pracować w sieci niezbędna będzie informacja, na jakich systemach operacyjnych pracują komputery w Państwa firmie i jakich aplikacji używają Państwo do drukowania,
• jeśli istnieją jakieś szczególne wymagania, jakie mają Państwo w związku z dotychczas wykonywanymi pracami czy istotna funkcjonalność w dotychczasowym urządzeniu, z której często Państwo korzystają proszę nas o tym również poinformować.

SŁOWNIK:

Z pewnością w wielu materiałach reklamowych czy specyfikacjach urządzeń spotkali się Państwo z fachową terminologią opisującą dodatkowe moduły, które rozszerzają funkcjonalność urządzeń w zakresie wykańczania dokumentów i pracy w sieci.

Poniżej prezentujemy krótki słownik, który przygotowaliśmy dla Państwa celem wyjaśnienia najczęściej spotykanych terminów:

ADF – automatyczny podajnik oryginałów jednostronnych. Jest to moduł instalowany w urządzeniu zamiast pokrywy oryginałów, który pozwala na automatyczne kopiowanie i skanowanie wielu oryginałów bez konieczności układania każdej strony ręcznie na szybie kopiarki.

DADF – automatyczny podajnik oryginałów dwustronnych. Moduł ten spełnia identyczne zadanie jak ADF z tą różnicą, że potrafi automatycznie odwrócić dwustronne oryginały.

DUPLEX – jest to moduł, który pozwala na automatyczne odwracanie wychodzącej z urządzenia kopii i wydruku. W większych urządzeniach jest w standardzie, w mniejszych występuję jako opcja, którą można zainstalować.

FINISZER ZEWNĘTRZNY – to dodatkowy moduł instalowany obok urządzenia, który pozwala na sortowanie i zszywanie kompletów dokumentów. W zależności od typu urządzenia mamy do dyspozycji różne typy finiszerów zewnętrznych,które oferują różny zakres wykańczania dokumentów. Najbardziej zaawansowane finiszery potrafią nie tylko sortować, ale również zszywać w wielu miejscach kartki, dziurkować i tworzyć broszurę (zaginać kartki i zszywać na grzbiecie).

FINISZER WEWNĘTRZNY – to dodatkowy moduł, który pozwala na sortowanie i zszywanie kompletów dokumentów. To nowatorskie rozwiązanie firmy Canon, ponieważ finiszer instaluje się wewnątrz urządzenia, dzięki czemu nie zajmuje dodatkowej powierzchni w biurze.

SERWER WYDRUKÓW (print server) – to moduł instalowany do cyfrowej kopiarki, dzięki któremu urządzenie możne pracować w sieci komputerowej i spełniać zadania wydajnej drukarki sieciowej. W przypadku wielu modeli umożliwia on również możliwość skanowania sieciowego.

STEROWNIK DRUKARKI (driver) – oprogramowanie, które umożliwia pracę urządzenia w sieci i wymianę informacji pomiędzy używanym oprogramowaniem na komputerze a urządzeniem. Sterowniki są dostarczane klientowi wraz z urządzeniem.